برخی از صاحب نظران مدیریت را مترادف با تصمیم گیری می دانند. لذا مدیر برای آنکه قادر باشد تصمیم خردمندانه ای برای سازمان اتخاذ نماید باید از همه اطلاعات، راجع به وضعیت یا مشکلات مربوط به موضوعی که می‌خواهد درباره آن تصمیم گیری نماید، آگاه باشد.

اطلاعات درون هر سیستم در هر لحظه از زمان دارای ساختی است که دانش و آگاهی آن سیستم را تشکیل می‌دهد. این دانش به طور تدریجی و در طول زمان از طریق جذب پاره های مختلف اطلاعات یا داده و تبدیل آن به اطلاعات پدید آمده است.

اگر سیستم پیوسته از محیط پیرامون خود اطلاعات کسب کند، دانش آن پیوسته در حال افزایش و گسترش بوده واز حالت بسیط و ساده به حالت پیچیده و متنوع تغییر می کند. رمز موفقیت هر مدیر و نظام مدیریت در هر سازمان این است که بتواند گام به گام داده های جدید را با دانش پیشین سازمان پیوند دهد و مقدمات دریافت و آماده سازی اطلاعات نوین را فراهم آورد.

بکوشد تا به فراخور وضع سازمان و با توجه به مراتب مختلف زیر مجموعه آن سازمان، توان دریافت اطلاعات جدید را در سازمان ‌بالا ببرد.

دقت نماید که از یک طرف، سازمان با هجوم داده های جدید، در حالی که آمادگی درک یا پذیرش آن ها را ندارد، مواجه نشود و از طرف دیگر، بین پیش داشته ها و یافته های جدید، شکاف عمیقی به وجود نیاید. چرا که اگر جز این شود، نظام مدیریت نه تنها به دلیل حضور حلقه های مفقوده فراوان، قادر به پیوند اطلاعات جدید بر پیکر سازمان نخواهد بود بلکه به لحاظ بیگانگی سازمان با اطلاعات جدید، توان هر گونه تصمیم گیری صحیح برای پیشرفت و توسعه را نیز از دست خواهد داد (قاضی زاده فرد، ۱۳۸۸).

۲-۲- تعاریف و مفاهیم

اعتقاد بر این است که اگر سازمان ها می‌دانستند که چه می دانند، سودآوری آن ها سه برابر می شد(شریف زاده و بودلایی، ۱۳۸۷ ص ۳۲۰).

لذا اطلاعات در سازمان ها از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است. قبل از ورود ‌به این بحث ابتدا لازم است تا برخی مفاهیم مرتبط با این موضوع مود تعریف قرار گیرد.

۱-۲-۲- داده ^[۳]

داده سیستم ممکن است دارای سطح بالایی از عدم صحت و یا عدم ثبات باشند. اطلاعات درون یک حوزه مشخص نیز گاهی اشتباه و مبهم هستند یا اینکه به طور مناسب برای هدف مورد نظر سازماندهی نشده اند.

اطلاعات مورد نیاز برای یک وظیفه کسب و کار مشخص ممکن است قابل ارزیابی نباشند چرا که داده های آن هنوز ممکن است تکمیل نشده باشند. داده حقایقی هستند که یک پدیده را تشریح وتوصیف می‌کنند و ویژگی یا ویژگی هایی از پدیده را انتقال می‌دهند. داده به خودی خودمفهوم دارد، ولی کاربردی برای آن متصور نیست (صرافی زاده، ۱۳۸۹، ص ۱۰).

داده ها، رشته واقعیت های عینی و مجرد ‌در مورد رویدادها هستند. داده ها در واقع ماده خام برای پایگاه های اطلاعات هستند. همچنین داده یعنی مجموعه ای از حقایق مجزا از هم و مرتبط بایک واقعه، ‌بنابرین‏ به عنوان ثبت ساختارمند تعاملات درون سازمان تعبیر می‌شوند. داده ها اولین سطح از هرم اطلاعات را تشکیل می‌دهند و عبارتند از ارقام، اعداد، نمودارها و نظایر این ها که بخودی خود معنادار نیستند(بدرقه، ۱۳۸۹٫ ص ۲۰).

از دیدگاه سازمانی، داده ها به درستی یک سلسله معادلات ثبت شده منظم تلقی می‌شوند به عنوان مثال حجم کالای خریداری شده توسط یک مشتری و مقدار پولی که بابت آن پرداخت می شود، هر یک داده ای خاص به شمار می رود البته این داده ها فاقد هر گونه اطلاعاتی درباره علت انتخاب این فروشگاه توسط مشتری هستند.

در سازمان های نوین، داده ها معمولاً در یک سامانه فن آوری ذخیره می‌شوند و توسط واحدهایی مانند واحد مالی، حسارداری و یا بازاریابی به سامانه تزریق می‌شوند (شریف زاده و بودلایی، ۱۳۸۷، ص ۳۲۰).

۲-۲-۲- اطلاعات^[۴]

اطلاعات یعتی داده های پرورده شده یا اطلاعات خامی که شکل و ساختار دارند، و یا به عبارتی دیگر سازمان یافته هستند. واژه information از فعل لاتین informare , informo به معنی شکل داده به چیزی است. واژه information از نظر علم بیان، ساخت بخشیدن به توده یا ماده نامنظم را تداعی می‌کند.

ساخت بخشیدنی که به ماده بدون حیات ونامربوط، معنی و حیات بدهد (رضائیان، ۱۳۷۴ ص ۹).

امروزه واژه اطلاعات به طور متداول در کارهای روزانه ما به کار می رود. اگر اطلاعات در دسترس نباشد در انجام هر کاری با مشکل مواجه خواهیم شد.

در صورتی که اطلاعات به صورت هدفمند ومعنی دار ارائه شود و عکس العملهای هوشمندانه ای در ذهن انسان برانگیزد درک انسان را روشن خواهد ساخت. اطلاعات ویژگی های خاصی دارد که عبارتند از:

الف) به بازنمایی افزوده می شود.

ب) به دانش افزوده می شود و آن را به روز می‌سازد. (جوادکار، ۱۳۸۲ ص۱۱۲).

۳-۲-۲- پایگاه داده ها^[۵]

پایگاه داده مجموعه ای یکپارچه از عناصر داده های منطقی مرتبط است. یک پایگاه داده رکوردهای ذخیره شده در فایل های جداگانه را در یک ظرف مشترک داده ها بهم پیوند می‌دهد تا داده ها را برای استفاده های مختلف فراهم کند.

‌بنابرین‏، پایگاه داده شامل عناصر داده هایی است کهموجودیت هاو روابط میان موجودیت ها را توصیف می‌کنند (ابراین و ماراکاس ۱۳۸۹ ص۱۵۰).

پایگاه داده ها مجموعه ای نظام یافته از اطلاعات و داده هایی است که به خوبی تعریف شده اند و تمام جوانب این مجموعه به صورت مرکزی و در ساختار کلی برای سازمان ایجاد وذخیره می‌شوند.

در یک سازمان با توجه به نیا
زها و عملیات آن، می توان یک یا چند پایگاه داده ایجاد کرد. ساختار و ذخیره سازی داده ها به گونه ای است که امکان اشتراک موجود بودن، قابلیت تکامل وانسجام داده ها را تسهیل کند.

پایگاه داده طرح سیستم اطلاعاتی را از طرح داده و مدیریت جدا می کن (جواد کار، ۱۳۸۲ ص۲۴۱).

صرافی زاده (۱۳۸۹ ص ۲۳۰) عنوان می‌کند که پایگاه داده، مجموعه ای از فایل‌های مرتبط اند که ‌بر اساس یک منطق سازماندهی و گروه بندی گردیده اند.

داده ها آنچنان یکپارچه و مرتبط هستند که از طریق مجموعه ای از برنامه های نرم افزاری می توان به کلیه آن ها دست یافت. در محیط پایگاه داده مشکلات قبلی سیستم‌های فایلینگ برطرف و تکرار، جداسازی و ناسازگاری داده که مختص محیط های فایلینگ بود، کمتر وجود داشته و داده ها می‌توانند به اشتراک دراختیار ‌گروه‌های کاربران با نیازها مختلف قرار گیرند.

پایگاه داده ها جزء اصلی هر سیستم اطلاعاتی می‌باشد که در آن امکان ذخیره سازی، تجزیه وتحلیل، ترکیب، تلفیق و پردازش داده ها در رایانه فراهم می‌آید؛ به گونه ای که با کم ترین میزان اشغال فضای حافظه رایانه، سریع ترین و جامع ترین نوع پردازش بر روی داده ها و ‌با کمترین خطا ممکن انجام پذیرد (قاضی زاده فرد، ۱۳۸۷ ص ۲۳۲).

۴-۲-۲- سازمان ^[۶]

سازمان یک ساختار اجتماعی رسمی و پایدار است که منابعی را از محیط دریافت می‌کند و برای تولید ستاده ها آن ها را پردازش می منماید.

این تعریف فنی بر سه مؤلفه‌ از سازمان تمرکز می‌کند. سرمایه و نیروی کار، عوامل اولیه تولید هستند که توسط محیط تأمین می‌شوند.