این مهم با تعیین ارتباط سبدها با استراتژی سازمان ، دستیابی به تعادل و ترکیبی درست از پروژه ها و حداکثر نمودن ارزش هر سبد محقق می‌شوند.

مدیریت سبد نسبت به مدیریت جداگانه هر پروژه در امور تجاری فواید بیشماری خواهد داشت زیرا یک پل ارتباطی بین استراتژی ها و پروژه های سازمان برقرار ساخته و ابزاری برای اختصاص منابع ارائه می کند.

(شکل ۲-۴) کارکرد مدیریت پورتفولیوی پروژه در سازمان (PMI,2006)

ارتباط پروژه ، برنامه و پورتفولیوی

(شکل ۲-۵) ارتباط بین پروژه ، برنامه و پورتفولیو (PMI,2006)

۲-۲-۶ اهمیت مدیریت پورتفولیوی پروژه

بنا بر دلایل زیر مدیریت سبد پروژه در موفقیت شرکت مهم و حیاتی است:

۱-توسعه موفق محصول جدید برای آینده شرکت ضروری است و نیاز ما به مدیری سبد پروژه برای این است که اطمینان یابیم مجموعه تلاش‌های سازمان در راستای اهداف انجام می‌شوند.

۲-پروژه ها، خصوصاً” پروژه های محصولات جدید، مهمترین راه برای عملیاتی کردن استراتژی شرکت محسوب می‌شوند.

۳-تخصیص منابع کمیاب سازمان به پروژه ها از مهمترین مسایلی است که سازمان با آن مواجه است که این مشکل با مدیریت سبد پروژه ها حل می شود.

۲-۲-۷ سازمان و مدیریت پورتفولیوی

(شکل ۲-۶) سازمان و مدیریت پورتفولیوی

۲-۲-۷-۱ تعیین اهداف استراتژیک

امروزه سازمان‌ها با توجه به محیط‌های رقابتی و تقابل با تغییرات مداوم، می کوشند تا با توجه به رسالت خویش و با در نظر گرفتن وضعیت درونی و بیرونی خود اهداف استراتژیک خود را تعیین و مبنای تدوین راهکارهای اجرای استراتژی خود قرار دهند. (آرچر و قاسم زاده،۱۹۹۹)

اهداف استراتژیک، اهداف میانی سازمان را تشکیل می‌دهند که امید می رود در افق زمانی سه تا پنج ساله تحقق یابند و این اهداف تعیین کننده مسیر شرکت در این افق زمانی بوده که در مدیریت سبد پروژه، مبنایی برای تخصیص منابع به حساب می‌آیند. یکی از مناسب‌ترین رویکردهای تعیین اهداف استراتژیک، تشکیل جلسات تعاملی با مدیران ارشد است. در این جلسات پس از تعیین چشم انداز سازمان در قالب فلسفه وجودی و ارزش ها، اهداف استراتژیک با توجه به رسالت سازمان و از تعامل فکری مدیران ارشد به دست می‌آید. در این رویکرد بر خلاف پاره ای از روش های مرسوم، به رأی گیری و یا تحلیل‌های آماری اکتفا نشده و از نظرات و دلایل افراد صاحب نظر در تعیین و توافق نظر بر اهداف استراتژیک استفاده می شود. (لورمن،۱۹۹۸،ص۸۹-۹۹)

۲-۲-۷-۲ فلسفه وجودی

سازمان‌ها بر اساس یک طبقه بندی کلی به دو دسته انتفاعی و غیر انتفاعی تقسیم می‌شوند. سازمان‌های غیر انتفاعی بر اساس خواسته های نهادهای بالادستی و بر اساس نیازها و الزامات طبقه خاص ایجاد شده است. اهداف این سازمان‌ها در وهله اول رفع نیازها و برآورده سازی انتظارات مربوطه می‌باشد. سازمان‌های غیر انتفاعی نیز همان‌ طور که از نامشان پیدا‌ است بر پایه کسب سود بنا شده اند. لذا سازمان‌ها اعم از انتفاعی و غیر انتفاعی با توجه به فلسفه وجودی شان اهداف استراتژیک خود را تبیین و برای دست یابی به آن با اتکا به ابزارهای مناسب تلاش خواهند نمود.

۲-۲-۷-۳ تکالیف و مأموریت سازمان

تکالیف، مواردی هستند که سازمان بنا بر قدرت‌های بیرونی به صورت رسمی و غیر رسمی ملزم به انجام آن ها یا عدم انجام آن ها‌ است. الزامات رسمی معمولا” به صورت قوانین، آیین نامه ها، فرامین، بندها و ماده ها، امتیازها و .. تدوین می‌شوند و ساده تر از مأموریت قابل شناسایی اند. الزامات غیر رسمی به صورت تضمینی در هنجارها الزام می‌یابند.

۲-۲-۷-۴ نیازهای درون سازمانی

هر سازمانی بر پایه نیازهای درونی و مسایل و مشکلاتی که در افق کوتاه بلند و مدت بلند با آن ها روبروست اقدام به برنامه ریزی استراتژیک می کند. برنامه ریزی استراتژیک بر پایه رفع مسایل کلیدی جاری و موضوعات استراتژیک آتی به تدوین استراتژی های مناسب می پردازد. لذا در تعیین اهداف استراتژیک سازمان‌ها، نیازهای درون سازمانی و برون سازمانی نقش محوری خواهند داشت.

۲-۲-۷-۵ تحولات محیط بیرونی

امروزه تغییر شرایط محیطی سازمان‌ها به عنوان یک معیار بسیار مهم در برنامه ریزی بلند مدت مورد توجه قرار می‌گیرد. تحولات سیاسی، اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی و تکنولوژیکی در محیط پیرامونی سازمان، تأثیر بسیار قابل توجهی بر عملکرد آن ها خواهد داشت. بدون در نظرگیری این تغییر و تحولات، تصمیم گیری و همچنین واکنش به تهدیدها و فرصتهایی که در فراروی سازمان قرار می گیرند بسیار پیچیده می‌باشد. بدون تجزیه و تحلیل تحولات محیط پیرامونی از یک طرف بسیاری از تهدیدهای بالقوه به بحران منجر شده و عملکرد سازمان را به چالش می کشند و از طرف دیگر ممکن است بسیاری از فرصت‌های فراروی سازمان نادیده گرفته شوند زیرا فرصت‌ها در محیط‌های پیچیده امروزی بسیار زود گذر خواهند بود.

بهر حال تحولات محیط پیرامونی نیز نقش قابل توجهی در تدوین استراتژی های سازمان خواهند داشت.

۲-۲-۸ تأثیر برنامه پورتفولیوی روی استراتژی

تاثیر برنامه پورتفولیو روی استراتژی از طریق چهار محور زیر به دست می‌آید:

۱- حفظ همسویی پورتفولیوی: اجزا پورتفولیوی باید با حداقل یکی از اهداف استراتژیک همسو باشند.

۲- تخصیص منابع مالی: اولویت هر یک از اجزا، تصمیم گیری در خصوص تخصیص منابع مالی را هدایت می‌کند.

۳- تخصیص منابع انسانی: اولویت هر یک از اجزا، اقدامات جذب و برنامه ریزی منابع انسانی را هدایت می‌کند.

۴- سهم هر جز در اهداف: هدف از انجام هر جز از پورتفولیوی، دستیابی به اهداف استراتژیک

است.

۲-۲-۹ اهداف مدیریت پورتفولیوی پروژه

مدیریت پورتفولیوی پروژه به دنبال پاسخ به پرسش هایی مانند ” چه پروژه ای را باید بپذیریم ؟

” و چه پروژه ای را باید رد کنیم؟” می‌باشد و می کوشد تا در ضرورت‌های استراتژیکی و تاکتیکی سازمان تعادل ایجاد کند، لذا می توان مدیریت پورتفولیوی پروژه را دستیابی به بهترین سطح تجاری یا کسب و کار با منابع محدود تعریف کرد. (هاول و اندرسون، ۱۹۹۶،ص۵۴-۵۷)

آنچه مدیریت پروژه انجام می‌دهد این است: مدیریت کسب و کار از طریق پورتفولیوی یکپارچه ای از پروژه ها

به طور خلاصه میتوان اهداف مدیریت پورتفولیوی پروژه را به صورت زیر خلاصه کرد:

– ماکزیمم کردن ارزش پورتفولیوی از طریق بررسی دقیق طرحها و پروژه های کاندید شده برای ورود به پورتفولیوی و حذف پروژه هایی که اهداف استراتژیک سازمان را تأمین نمی کنند.

– ایجاد تعادل در پورتفولیوی پروژه از طریق افزایش و کاهش سرمایه جهت استفاده بهینه از منابع که این موارد با انجام فعالیت‌های زیر محقق می‌شوند.

– ارتباط پورتفولیوی با استراتژی تجاری

– دستیابی به توازن و ترکیب درستی از پروژه ها

حداکثر سازی ارزش پورتفولیوی (هاچنسون،۱۹۹۸، ص ۲۹)

هدف غایی ارتباط میان استراتژی سازمان و مدیریت پورتفولیوی ایجاد برنامه های متوازن و اجرایی برای دستیابی به اهداف سازمانی می‌باشد.