فرستنده پیام گیرنده

شکل ۲-۱ : فرایند ارتباطات از دیدگاه جان کاتر

کاتر^[۱] در سال ۱۹۹۵ ارتباطات را به صورت زیر تعریف ‌کرده‌است : یک فرستنده پیام، پیامی را از طریق وسیله یا ابزاری به گیرنده پیام می فرستد که او به آن پاسخ می‌دهد و مطابق شکل ۲-۱ با الگویی ساده ارسال پیام از فرستنده به گیرنده را نشان می‌دهد. در یک ارتباط سه رکن اصلی وجود دارد فرستنده ،پیام و گیرنده و بدیهی است که اگر یکی از آن ها حذف شود، ارتباط برقرار نمی‌گردد.

در یک فرایند ارتباط هفت بخش وجود دارد (رابینز ^[۲] ،۲۰۰۳):

پیام

منبع

به رمز درآوردن پیام

از رمز خارج کردن

کانال ارتباطی

دریافت کننده

بازخور

شکل ۲-۲ : فرایند ارتباطات (رابینز ،۲۰۰۳)

۱- فرستنده یا منبع : آغازگر ارتباط است. در یک سازمان، فرستنده ^[۳]پیام کسی است که دارای اطلاعات است و هدف وی این است که آن را به یک یا چند نفر اطلاع دهد .

۲- پیام : اطلاعاتی است که فرستنده پیام ^[۴]آن را از نظر فیزیکی به صورت رمز درآورده است. پیام ممکن است به هر شکل و صورتی باشد و فرد دیگری آن را دریافت و درک کند.

۳- به رمز درآوردن پیام : زمانی انجام می شود که فرستنده پیام، اطلاعات را به صورت یک رشته علامت یا نماد درآورد. به رمز درآوردن ^[۵]پیام از آن جهت لازم است که اطلاعات تنها باید بین یک نفر و نفر دیگر از طریق علامت و نشانه مبادله شود .

۴- کانال یا مجرای ارتباطی : وسیله‌ای است برای ایجاد ارتباط بین فرستنده و گیرنده پیام (مثل هوا برای انتقال صوت). غالبا نمی توان کانال ارتباطی ^[۶]را از پیام جدا کرد.

۵- از رمز خارج کردن پیام : رمز خارج ^[۷] کردن فرایندی است که به وسیله آن گیرنده پیام، پیام را تفسیر می‌کند. گیرنده باید ابتدا پیام را دریافت کند سپس آن را تفسیر کند.

۶- دریافت کننده یا گیرنده پیام : شخصی است که اندام های حسی او احساس می‌کنند که پیام را دریافت ^[۸] کرده‌اند. امکان دارد گیرنده پیام، یک یا چند نفر باشند. یکی از عوامل مهم درباره گیرنده پیام را توانایی گوش دادن، توجه کردن، و پاسخ گویی مناسب و معنا گذاری است (صادق پور ،۱۳۸۲).

۷- بازخورد نمودن نتیجه : بازخورد ^[۹] مسیری دارد که در جهت عکس فرایند ارتباط است که در آن واکنش گیرنده پیام به فرستنده پیام داده می شود. بازخورد ممکن است مستقیم و یا به صورت غیر مستقیم باشد.

پارازیت : پارازیت ^[۱۰]را می توان عاملی تعریف کرد که پیام را تحریف می‌کند. وجود پارازیت ممکن است از فرستنده، وسیله ارتباط و یا گیرنده باشد .

۲-۱-۵- ارتباطات سازمانی :

از ترکیب دو واژه ارتباط و سازمان می‌توان به مفهوم جدیدی دست یافت که ارتباط یا ارتباطات

سازمانی نام دارد. در ارتباط سازمانی که یکی از انواع ارتباطات انسانی است، چهار ویژگی هدفمندی، ساختارمندی، وظیفه‌مداری و محاط بودن در یک سازمان، در مقایسه با انواع دیگر ارتباط بیشتر مورد توجه است ( یحیایی ایله ای ، ۱۳۹۰).

در رویکردهای گوناگون علم مدیریت در مفهوم ارتباطات سازمانی با توجه به تعریف هر یک از سازمان، تفاوت‌های محسوسی دیده می‌شود. برای مثال در مکتب کلاسیک که سازمان به عنوان ماشین در نظر گرفته می‌شود، عناصر ارتباط ‌به این صورت است: ارتباط یک وظیفه است، مسیر ارتباطی به صورت عمودی است، کانال ارتباطی همواره به صورت کتبی و سبک ارتباط به صورت رسمی است ( یحیایی ایله ای ، ۱۳۹۰).

در دو رویکرد دیگر یعنی روابط انسانی و منابع انسانی که به نیازهای کارکنان و تاثیر رضایتمندی بر میزان بهره‌وری توجه می‌شود؛ ارتباط علاوه بر وظیفه، وضعیتی اجتماعی و ابتکاری دارد. مسیر ارتباط به صورت عمودی، افقی و یا گروهی می‌باشد. در این جا کانال ارتباط نیز اغلب حالت رو‌در‌رو و بدون محدودیت را دارد و سبک ارتباط شکل غیر رسمی را دارا می‌باشد. در مقابل این مکتب می‌توان به رویکردهای سیستمی، فرهنگی و انتقادی اشاره کرد ( یحیایی ایله ای ، ۱۳۹۰).

برای مثال در رویکرد سیستمی، سازمان به عنوان یک موجود زنده دیده می‌شود که هم بر محیط اثر می‌گذارد و هم از آن تاثیر می‌پذیرد و این دیدگاه که متاثر از نظریه عمومی سیستم هاست، هر مجموعه را دارای اجزایی می‌داند که وجه اشتراک آن ها نظم سلسله مراتبی، وابستگی به یکدیگر و مرزهای نفوذپذیری است. به علاوه، نظام دارای فرایند داده و ستاده و بازخورد است (یحیایی ایله ای ، ۱۳۹۰).

در کتاب سایبرنتیک ^[۱۱]یا کنترل (ونیرا^[۱۲] ،۱۹۸۵)، ویژگی های هر نظام را به چهار دسته کلی : مجموعه، هم پایانی، آنتروپی منفی و تنوع الزامی، تقسیم بندی می‌کند. در این رویکرد، سازمان عبارت از یک کل با اجزای پیوسته و متشکل از افراد انسانی، سازمان‌های رسمی و غیر رسمی، روش های رهبری و روابط انسانی حاکم بر محیط فیزیکی و افراد آن مجموعه است.

ارتباطات سازمانی را می‌توان با نگرش فرهنگی نیز مورد بررسی قرار داد. در این رویکرد محیط درونی و بیرونی سازمان دارای فرهنگی قوی یا ممتاز و متشکل از عناصری چون ارزش ها، قهرمانان، آداب و رسوم و شبکه فرهنگی در نظر گرفته‌می‌شود. در نگرش فرهنگی به سازمان، توجه به روابط با مشتریان نسبت به ساختار دیوان سالار سازمانی دارای ارزش بیشتری است. در این رویکرد تصویر و هویت سازمانی اهمیت دارد.

در برابر دیدگاه‌های پنج گانه ذکر شده که بر اهداف مشترک سازمانی تأکید دارند، تعارض مفهومی نامطلوب دارد و قدرت حق طبیعی مدیران محسوب می‌شود، دیدگاه رادیکال ها قرار دارد که تعارض را پدیده ای مثبت و بخشی از امور سازمانی ذکر می‌کند. بر پایه این نگرش سازمان میدان جنگی است که در آن نیروهای حریف (مدیریت و اتحادیه‌ها) در دستیابی به اهدافی بسیار ناسازگار با یکدیگر مبارزه می‌کنند ( یحیایی ایله ای ، ۱۳۹۰).

رویکرد رادیکال ^[۱۳]ها به دو دسته انتقادی و پست مدرن تقسیم بندی می‌شود که در اولی سازمان عرصه سلطه گری است و دومی سازمان را به عنوان موجودیتی نظم یافته و معنا دار زیر سوال می‌برد. در این رویکرد تسلط بر دانش و اطلاعات، شبکه های غیر رسمی ارتباطی ، فن آوری ارتباطی و نمادها از عناصر چهارگانه قدرت در سازمان ذکر می‌شوند (یحیایی ایله ای ، ۱۳۹۰)..