۲-۲ مهندسی مجددفرآیند کسب و کار

هنگامی که از ما خواسته می شود تعریف کوتاه از مهندسی مجدد به عمل آوریم پاسخ می‌دهیم که به معنای همه چیز را از نو آغازکردناست. مهندسی مجدد در پی اصلاحات جزئی و وصله کاری وضعیت موجود و یا دگرگونی‌های گسترشی که ساختار و معماری اصلی سازمان را دست نخورده باقی می‌گذارد، نخواهد بود. مهندسی مجدد در پی آن نیست که نظام موجود را بهبود بخشیده و نتیجه کار را بهتر کند. مهندسی مجدد به معنای ترک کردن روش های دیرپا و کهنه و دستیابی به روش های تازه ای است که برای تولید کالاها و خدمات شرکت و انتقال ارزش به مشتری لازم هستند. شرکت‌ها باید از خود بپرسند اگر با آگاهیهای گسترده امروزی و در اختیار داشتن فناوری‌های نوین، می خواستیم شرکتی برپا کنیم، آن را چگونه می ساختیم.مهندسی مجدد یک شرکت به معنای کنارگذاشتن سیستم موجود و برپاکردن نظامی نوین است. نیازمند بازگشت به آغاز کار و ابداع روش‌ها و راه های بهتری برای انجام کار است (همر و چمپی، ۱۳۷۵).

مهندسی مجدد، طراحی کردن دوباره فرآیندهای کسب و کار به گونه ای انقلابی برای دستیابی به بهبود چشمگیر است. واژه کلیدی در تعریف یادشده، «فرایند» به معنای مجموعه گامها وفعالیتهایی است که ارزشی مشتری پسند را می آفریند (همر، ۱۳۸۴).

مایکل همر^[۱۴]نخستین نظریه پردازی است که مفهوم مهندسی مجدد را مطرح کرد.او با مقاله اش تحت عنوان «اتوماسیون کارساز نیست، فرآیندهای زائد را حذف کنید^[۱۵]»، نظریه مهندسی مجدد را به جهان مدیریت معرفی کرد. با چاپ کتاب «مهندسی مجدد سازمان‌ها، منشور انقلاب سازمانی^[۱۶]» توسط مایکل همر و جیمز چمپی^[۱۷] در سال ۱۹۹۳، مهندسی مجددمانند یک کشتی نجات برای سازمان‌های امروزی مطرح گردید(قریشی، ۱۳۸۷).

مهندسیمجددبرایاولینباردر کتابی با همین نام با این تعریف به جهانیان معرفی شد: باز اندیشی بنیادین و طراحی نو و ریشه‌ای فرآیندها‏، برای دستیابی به بهبود و پیشرفتی شگفت انگیز در معیارهای حساس امروزی، همچون قیمت، کیفیت، خدمات و سرعت.

چهارعنصر کلیدی تعریف فوق عبارتند از:

بنیادین^[۱۸]: بهنگام اجرای مهندسی دوباره، دست اندکاران بایستی پرسش هائی بسیار ابتدایی مانند «ما چرا اینکار ها را انجام می‌دهیم؟» و یا «چرا کارهایمان را اینگونه که هست انجام می‌دهیم؟» در خصوص شرکت هایشان مطرح نمایند. مهندسی دوباره با ترک فرض و گمان ها و پیش داده ها آغاز می شود. این نظریه، گذشته را به کلی به فراموشی می سپارد. «چه بوده است» اهمیتی ندارد، «چگونه باید باشد» مورد توجه است.

ریشه‌ای^[۱۹]: طراحی ریشه‌ای یعنی کاری را از بُن دوباره طراحی کردن. مهندسی مجدد برپاکردن شرکتی جدید و نو را در نظر دارد، نه بهسازی، اصلاح و بهبود وضع موجود.

نتایج شگفت‌انگیز^[۲۰]: هدف مهندسی مجدد دستیابی به جهشی چشمگیر است. فقط هنگامی که تحولی اساسی در نظر باشد‏، باید به سراغ مهندسی مجدد رفت. مهندسیمجدد به دنبال اصلاحات و بهبودهای بزرگ است.

فرایند^[۲۱]: مجموعه گام‌هایی است که یک یا چند درونداد^[۲۲]را به کار گرفته و ‌برون‌دادی^[۲۳] می‌آفرینند که برای مشتری سودمند و خواستنی است (همر و چمپی، ۱۳۷۵).

مهندسی مجدد یا مهندسی مجدد فرآیندها^[۲۴]به مجموعه کارهایی گفته می‌شود که یک سازمان برای تغییر فرآیندها و کنترل‌های درونی خود انجام می‌دهد تا از ساختار سنتی و سلسله مراتبی به ساختاری افقی، مبتنی بر گروه و مسطح تبدیل شود که در آن همه فرآیندها برای جلب رضایت مشتریان صورت می‌گیرد(ابلنسکی، ۱۳۷۶).مهندسی مجدد سازمان‌ها را می‌توان از جهات مختلف، محصول تکامل طبیعی و عملی استراتژی‌های کاربردی برخی از رویکردهای مدیریتی اخیر دانست که تأثیر عمده‌ای بر نحوه نگرش مدیریت و تجدید ساختار در جهت دگرگونی سازمان‌ها داشته است. مهندسی مجدد به واقع بازاندیشی بنیادین و طراحی نو وریشه‌ای فرآیندهابرای دستیابی به بهبود و پیشرفتی شگفت‌انگیز در محیط متلاطم است.مهندسی مجدد به شرکت امکان طراحی دوباره را برای پاسخ به تغییرات در استراتژی‌ها می‌دهد.

مهندسی مجدد فرآیندها، به واقع طراحی برای ساده کردن و جانشین کردن آن ها‌ است. چندین شغل ممکن است ادغام شوند، تعداد ‌بازرسی‌ها و مراکز کنترل ممکن است کم شده یا حذف گردند. در واقع مهندسی مجدد نه تنها فرآیندهای کار را به صورت افقی بلکه به صورت عمودی نیز فشرده می‌کند.

مهندسی مجدد سازمان این امکان را می‌دهد که از انعطاف، حساسیت و توانایی بیشتری برای بهره‌برداری از فرصت‌های پیش آمده و اجرای استراتژی‌های مورد نظر سازمان، برخوردار شود. مهندسی مجدد سازمان‌ها یک رویکرد کل نگراست که طی الگوریتمی مشخص، استراتژی رقابتی سازمان را با فرآیندهای درونی و کارکنان آن مرتبط می‌کند. این ارتباط از طریق به کارگیری جدیدترین و به روزترین فناوری اطلاعات و ارتباطات برقرار می‌شود. همچنین مهندسی مجدد بر طراحی مجدد فرآیندهای کاری جهت دستیابی به بهره وری و مزیت رقابتی تمرکز می‌کند.مهندسی مجدد با فرایند محوری و با تغییرات اساسی که در سازمان به وجود می آورد فعالیت‌هایی که در سازمان ارزش افزوده ایجاد نمی‌کنند را با فرآیندهای جدید جایگزین می‌کند. در آن صورت، انرژی سازمان روی کارهای واقعی و ارزش آفرین متمرکز می شود که ارتقای بهره وری را با افزایش سرعت، ارتقای کیفیت، بهبود خدمات و کاهش قیمت تمام شده به دنبال خواهد داشت.

مهندسی مجدد تنها در خود فرآیندهای کاری دگرگونی به وجود نمی آورد، بلکه سبب بروز دگرگونی‌های متنوعی در سازمان می شود. وسعت دگرگونیها در یک سازمان تحت مهندسی مجدد بسیار زیاد است.مسیرهای شغلی، برنامه های استخدامی و آموزشی، سیاست‌های ارتقای شغلی و بسیاری دیگر از سیستم های مدیریتی نیز باید به منظور پشتیبانی از طرح فرآیندهای جدید، مورد تجدید نظر و مهندسی مجدد قرار گیرد.در واقع مهندسی مجدد به دنبال ایجاد تغییرات اساسی در سازمان است. مهندسی مجدد توسط عواملی چون بازنگری و به دور ریختن روش های قدیمی و منسوخ، استفاده از فناوری اطلاعات، کوچک‌سازی سازمان، بازخرید یا اخراج پاره‌ای از کارکنان و تغییر ساختارهای سازمانی صورت می‌پذیرد (جعفری و اخوان، ۱۳۸۵).

مهندسی مجدد، تجدید ساختمان یا کاهش اندازه نیست این ها اصلاحاتی برای کاهش ظرفیت به منظور پاسخ به تقاضای کمتر فعلی است. مشکلاتی که رویاروی سازمان‌ها قرار دارد صرفاً ناشی از ساختار سازمانی آن ها نیست بلکه ناشی از ساختارهای فرآیندی آن ها‌ است. سازمان هایی که به طور جدی مبادرت به از بین بردن دیوانسالاری می‌کنند، اشکال کار دیوان سالاری نیست برعکس دیوانسالاری در مدت دویست سال گذشته راه حل مشکلات بوده است. چرا که با حذف دیوان سالاری هرج و مرج سازمان را فرا می‌گیرد. مشکل فرآیندهای پاره پاره است. مهندسی مجدد فرآیندها، جهت یک ‌دست کردن سازمان است تا اینکه یکپارچه شوند.